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Los mejores consejos para hacer de tu LMS un éxito duradero

Blog posts | 12.06.2020

Kineo

Shaping the future of learning

El fracaso de un LMS se debe generalmente a la falta de atención. Se olvida y se ignora. Probablemente te hayas encontrado con uno antes, muy probablemente escondido en los rincones oscuros de una intranet y solo se habla de él en murmullos. ¿Cómo llegó a estar en un estado tan espantoso? Inmediatamente después de la primera implementación del LMS, ganó un premio, o eso es lo que han oído.  

Preparándote para el día después del lanzamiento de tu LMS

Para que un LMS siga siendo útil, debes planificar el futuro y pensar en la vida después de su lanzamiento.

Desde la licitación de un proveedor hasta la creación de un equipo de proyecto, el resultado final puede parecer tan lejano, y puede ser tentador creer que la lista de tareas pendientes termina el día en que la LMS se pone en marcha, lo que arruina sus posibilidades antes de que despegue. Esta negligencia conduce a una experiencia de usuario menos que deseable y a un engagement deficiente, lo que a menudo resulta en un ROI notablemente más bajo de lo esperado y dudas sobre el propósito general de la LMS.

¿Cómo evitas que esto le pase a tu LMS? Trabajar con una variedad de clientes en Kineo nos ha dado la oportunidad de ver qué funciona. Aquí hay algunas ideas sobre lo que hacen los equipos de L&D exitosos para preparar sus LMS para el futuro.

6 formas seguras de garantizar que tu LMS se mantenga en el tiempo

Estos consejos principales te prepararán para el éxito, asegurándote que una vez que tu sistema esté activo, los usuarios lo usen, lo amen y te brinden las mejoras de costos o los ahorros que tu organización estaba buscando.

Elige tus batallas

Esto se puede aplicar a casi cualquier cosa, pero en el contexto de este artículo, estamos hablando de pensar dónde están las ganancias rápidas con tu LMS. Por ejemplo, si te encuentras con un sistema que, por alguna razón, no tiene suficiente contenido, anunciar el sistema a todos tus usuarios puede no ser un siguiente paso inteligente. Mejor concéntrate en configurar todo el contenido correctamente y de una manera que sea atractiva para los usuarios. 

Encuentra tus campeones

Cuando se aproxima la puesta en marcha de un nuevo LMS, busca a tus champions dentro de la organización. Se trata de personas que esperas sean buenos promotores del programa. Aquellos a los que les gusta la tecnología, son ágiles y se adaptan bien, es la opción obvia, pero también identifica a aquellos que esperas que sean tus principales detractores. Convertir a un detractor en un promotor es realmente poderoso. Al interactuar con aquellos que les toma más tiempo adaptarse, tienes una oportunidad adicional de demostrarles el valor del LMS y convertirlos en promotores. 

Piensa en tu LMS como un facilitador de tu estrategia de L&D y planifica en consecuencia

Como sucede con cualquier software nuevo, existe el riesgo de que la única vez que cambie sea cuando alguien se queje o cuando deba cambiarse para que siga funcionando. No permitas que tu LMS se incluya en esas categorías, planifica con anticipación y crea una hoja de ruta.

Esto significa no sólo que los administradores y el equipo que te rodea saben lo que viene a continuación, sino que también tus usuarios finales pueden ser notificados cuándo sucedan cosas nuevas y emocionantes. Mantener a la audiencia interesada en el sistema más allá de su lanzamiento inicial a menudo puede ser un desafío y esta es una manera de evitar que se alejen gradualmente del LMS.

En tercer lugar, tener una idea clara de hacia dónde quieres llevar el LMS te permitirá trabajar más de cerca con tu Totara partner y aconsejarle sobre las mejores formas de lograr sus objetivos. Es posible que se obtengan ahorros de costos al hacer algunas cosas mediante la configuración del sistema en lugar del desarrollo, por lo que tener un plan claro puede ser realmente valioso.

Es importante pensar en tu LMS como un método para facilitar la entrega de L&D. Asegúrate de que cualquier guía que elabores abarque tanto la estrategia de capacitación y desarrollo, como el desarrollo de software, y estrechamente alineada a los objetivos de la capacitación. 

Evoluciona

Cuando se introduce un nuevo LMS, la gente suele visitarlo para ver lo que está disponible y formarse una opinión del sistema. Si tienen una buena experiencia, volverán a visitarlo, si no, no lo harán.

Que tu sistema evolucione con el tiempo tiene una serie de ventajas, ya que te da la excusa para seguir hablando de él: cuéntale a la gente lo nuevo, promociónalo internamente y vende las ventajas de usarlo. Esto también significa que cuando los usuarios acceden, pueden ver que se está dedicando tiempo y esfuerzo a mejorar el sistema para ellos, lo que genera lealtad progresivamente. Un LMs obsoleto y estático, que la gente está obligada a usar, pero que en realidad no quiere, no genera reconocimiento.

La evolución también tiene una ventaja de costo y tiempo en comparación con abandonar tu LMS durante mucho tiempo y luego descubrir que está desactualizado.Tener que administrar un proyecto a gran escala es mucho más intrusivo y caro. 

Conviértete en experto

Si eres la persona encargada de administrar la LMS dentro de la empresa, se te considerará la voz experta del cómo funciona: conviértete en un experto del sistema. Eso no quiere decir que necesites aprender a desarrollar softwares, pero obtener una comprensión sólida de lo que se hace actualmente con el sistema y lo que se puede hacer en el futuro será invaluable a medida que adquieres más experiencia y administras el LMS.

Hay algunas habilidades y aptitudes clave que a menudo conversamos con nuestros clientes en Kineo, por ejemplo al seleccionar a alguien para administrar el sistema internamente, y estas son cosas que, en nuestra experiencia, contribuyen a una mejor administración del LMS; esto no lo tiene qué hacer una sola persona, pero asegúrate de que si eliges un grupo, tenga la combinación adecuada de habilidades: 

Gestión de Stakeholders
la habilidad y el interés de trabajar con personas a lo largo de la organización para garantizar que se satisfagan y respondan las necesidades. 

Tiempo
el tiempo en su horario para administrar el LMS. A menudo, este es un rol de tiempo completo, por lo que existe un riesgo si la tarea de administrar el sistema se asigna un alguien que ya está muy ocupado. 

Conocimiento de L&D
un entendimiento sobre la estrategia general de L&D para el negocio, junto con cómo y por qué el LMS podría ayudar con eso en el futuro.

Conocimiento técnico 
saber cómo funciona el sistema en sí, cómo debe configurarse y administrarse para el uso diario de la organización.

Estrategia
pensar en el futuro y planificar la futura evolución del sistema. 

Diseño instruccional
la capacidad de configurar y administrar cursos dentro del LMS de una manera estructurada y lógica, entendiendo el progreso de un programa y preparándolo para el beneficio de los usuarios y la organización.

Si tu equipo de administración de LMS tiene una combinación de todas las habilidades anteriores, creemos que esto te preparará para tener éxito desde el lanzamiento del LMS. 

Interactúa con los demás

Todos los puntos anteriores implicarán naturalmente hablar con otras personas dentro del negocio, sin embargo, también te sugerimos que esto se convierta en algo muy intencional y que se implemente desde el principio. Habrá una serie de entornos en los que puede ser apropiado recopilar comentarios de varias personas de la empresa. Para discutir los puntos de dolor que están experimentando o lo que les gustaría ver en el futuro.

A menudo, esto te dará una visión única de la respuesta genuina de la audiencia al LMS, en lugar de enviar el correo electrónico tradicional invitando a recibir comentarios.

Finalmente, interactúa regularmente con tu Totara Partner. Son expertos en Totara y han implementado Totara LMS en numerosas organizaciones. Kineo, por ejemplo, tiene un gran equipo de Servicio al Cliente que se encarga de todo una vez que esté en funcionamiento y puede ayudarte a facilitar estas conversaciones de forma continua.

Un recurso LMS gratuito

Si deseas obtener más información sobre cómo optimizar tu LMS o comenzar desde cero, te invitamos a descargar nuestra guía gratuita para conocer algunas de las mejores prácticas líderes en la industria. Recuerda, estamos aquí para ayudarte sin importar en qué forma se encuentre tu LMS actual.

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