OPG
El organismo Office of the Public Guardian (OPG) en Inglaterra y Gales es un ente gubernamental que protege los activos privados y supervisa los asuntos financieros de personas que carecen de capacidad mental para tomar decisiones.
Características del proyecto
Estrategia de capacitación
Aprendizaje digital
Consultoría
EL DESAFIO
Aprendizaje accesible
Nuestra población está envejeciendo y más gente vive con demencia. Esto incrementa la demanda de los servicios de OPG, dado que esta institución protege a las personas con un deterioro en su salud mental que les impide tomar ciertas decisiones. Respondiendo a este desafío, OPG implementó el Programa de Transformación Extensiva (en el cual la estrategia digital juega un papel vital). La meta es entregar servicios más rápidos, más simples y más eficientes tanto para los clientes como para el personal.
Para lograrlo, OPG necesita una Estrategia de Desarrollo y Capacitación que no solo desarrolle las aptitudes de los trabajadores actuales, sino también realizar una inducción más rápida y efectiva a los nuevos reclutas. Esto requiere de algunos cambios operacionales y culturales, ya que históricamente las capacitaciones en OPG consisten predominantemente en capacitaciones presenciales, con un potencial de opciones de capacitación de soporte digital desconocidas o subestimadas.
Con un fuerte historial de apoyo a las iniciativas de cambio, se recurrió a City & Guilds Kineo para apoyar a OPG consultando a su personal y recomendándoles cómo explorar los terrenos de la capacitación digital de manera que se alinee con su meta de ser un “modelo ejemplar digital” dentro de la agencia y el Ministerio de Justicia.
NUESTRA SOLUCION
El enfoque de nuestra consultoría
Seguimos un proceso de cuatro etapas en nuestra reunión con OPG:
- Consultoría
- Analizar los hallazgos
- Recomendaciones
- Planes de implementacion
1. Consultoría
La fase de consultoría se realizó en un período de cuatro semanas. Entrevistamos a una amplia gama interesados en diversos roles, ubicaciones y les preguntamos sobre el panorama actual de la capacitación, las necesidades futuras del aprendizaje y otros posibles obstáculos o habilitadores en el camino hacia la digitalización. También revisamos ejemplos de las capacitaciones y guías actuales, el plan de negocios de OPG, los reportes de feedback de los clientes y otra información relevante.
2. Analizar los hallazgos
Entonces, analizamos la información en relación con tres áreas clave:
- El panorama de capacitación de OPG, incluyendo si el análisis del modelo 70:20:10 al que aspiraban estaba funcionando en la práctica, actitud del personal hacia la capacitación en general y, específicamente, hacia la capacitación digital.
- El entorno físico y técnico, particularmente los factores con el potencial de limitar el éxito del cambio hacia la digitalización (e.g. conexión de banda ancha, experiencia de usuario).
- La distribución de equipos y recuros de capacitación y desarrollo, en términos de cómo crean y entregan la capacitación actualmente vs. cómo podrían hacerlo de manera más efectiva en el futuro.
3. Recomendaciones
Siguiendo con el análisis, realizamos recomendaciones detalladas para cada una de estas tres áreas clave. El propósito de esto era apoyar a OPG en una transición controlada hacia la digitalización de la capacitación y ayudarles a ser más auto-sustentables en el futuro. Las recomendaciones fueron extremadamente amplias, como se puede ver en los breves ejemplos que se presentan a continuación:
- Adoptar el modelo 70:20:10 para incrementar el alcance y la variedad de la capacitación actual, ya sea formal o informal
- Antes de aventurarse a crearlo, establecer un sistema de competencias para todos los roles dentro de la organización, el cual delimite las competencias específicas necesarias y la capacitación que esté disponible para dicho rol
- Dirigir una investigación meticulosa sobre los problemas técnicos que se han experimentado, particularmente los que se relacionen con problemas de estabilidad al completar la capacitación online, y probar la viabilidad de una variedad de recursos y herramientas digitales antes de una implementación general
- Reestructurar sus recursos para garantizar un enfoque más centralizado y simplificado para el diseño y el desarrollo de la capacitación y para ofrecer capacitación en las mejores prácticas del elearning y diseño combinado.
- Invertir en una gran campaña que demuestre que están escuchando a su personal, que están cambiando el enfoque de la capacitación y el desarrollo y que el medio digital es un medio de entrega relevante y emocionante.
4. Planes de implementacion
Debido al gran número de recomendaciones que hicimos, usamos el método MoSCoW para filtrar estas recomendaciones en "Debemos", "Deberíamos", "Podríamos" (no incluimos los "no lo haremos"). Entonces, las recomendaciones “Debemos” se organizaron de manera lógica en un cronograma de implementación.
También proporcionamos recomendaciones sobre los candidatos potenciales para la digitalización, basándonos en las necesidades de capacitación que identificamos durante la consulta inicial, y cuando fue apropiado, aconsejamos qué formatos podrían usar. Después, basados en una variedad de factores, tales como la urgencia de la solicitud, la capacidad interna actual, la estabilidad del contenido, creamos un plan sobre cómo abordar a estos candidatos a corto, mediano y largo plazo.
LOS RESULTADOS
Un mapa de capacitacion claro
El reporte final informa ahora sobre la creación de una librería centralizada de capacitación digital, la mejora de la capacitación y el desarrollo de estrategias de OPG. Por medio de nuestro uso del método MoSCoW y de nuestras recomendaciones sobre qué digitalizar a corto, mediano y largo plazo, OPG tiene un plan claro que describe qué tareas completar y para cuándo.
“Desde el principio, uno llega rápidamente a la cima de la logística utilizando el tiempo disponible para tener mayor ventaja. Aquellos a los que entrevistaron estaban sorprendidos con su conocimiento del negocio, demostrando que leyeron nuestro historial. Capturaron el pensamiento de todos y les dieron voz en las recomendaciones. El reporte que prepararon refleja nuestras necesidades en el negocio y será usado como una base para hacer avanzar tanto nuestra capacitación digital como offline.”
Sally-Ann Bailey, Gerente de Capacitación, OPG
Esperamos continuar nuestra relación con OPG cuando avancen a la siguiente fase en su proceso para digitalizar su capacitación. Juntos diseñaremos y desarrollaremos una insignia para el módulo de capacitación online que establezca el estándar de qué es lo que se ve “bien” para OPG y que proporcione un plano para los modelos subsecuentes que se desarrollarán internamente. OPG también nos ha contratado para proporcionarles una asesoría más profunda sobre su infraestructura técnica, la planeación y la dirección del proyecto involucrado en la creación interna de capacitación digital.
¡Vamos por el futuro!